Gdpr, Simone: “Gli amministratori Alac sono pronti”

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Autore: Staff

mauro simone, presidente alac

Dal 25 maggio scorso la privacy dei condomini è più garantita in materia di protezione dei dati personali. Gli amministratori  di condominio professionisti iscritti all’ALAC- Associazione Liberi Amministratori Condominiali dell’Area Metropolitana di Bari stanno mettendo in pratica i nuovi adempimenti previsti in materia di protezione dei dati personali dei condomini dal Regolamento UE 2016/679. Ecco la nota del PResidente, Mauro Simone.

Il Gdpr ha apportato alcune novità in materia di trattamento dei dati personali anche in ambito condominiale.

Premesso che il titolare del trattamento dei dati in uno stabile è l’insieme dei condomini e che il responsabile del trattamento può essere l’amministratore nominato dall’assemblea per la gestione e il controllo dei dati, l’ALAC pur essendo facoltativo,  ha suggerito comunque di far designare dal condominio il responsabile del trattamento dati nella persona dell’amministratore pro-tempore, essendo necessario all’esecuzione di un contratto di gestione di cui l’interessato è parte.

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All’uopo l’incarico di responsabile del trattamento dati può essere formalizzato con la stipula di un contratto oppure l’amministratore può integrare  la propria offerta di gestione con una voce relativa al ruolo di responsabile privacy.

L’assemblea in sede di nomina dell’amministratore conferisce al professionista il ruolo di responsabile trattamento dati contemporaneamente all’incarico di gestire il condominio, all’entità dell’emolumento e all’approvazione dei dati identificativi (requisiti professionali dell’amministratore).

Ovviamente l’amministratore, con il predetto formale conferimento da parte della maggioranza dei condomini radunati in assemblea,  oppure al di fuori dell’assemblea stessa con la sottoscrizione individuale della Informativa ( art.13 e 14 Regolamento UE) e del contratto, si impegna a :

  • Trattare i dati come da Informativa allegata all’offerta di gestione del Condominio
  • Garantire che la persona autorizzata al trattamento (eventuali collaboratori) sottoscrivano un impegno alla riservatezza. L’amministratore dovrà allegare all’Informativa una nota con la richiesta del consenso esplicito da parte di ciascun interessato al trattamento dei seguenti ulteriori dati: e-mail, numero telefono, cellulare, recapiti ulteriori. I condomini per ciascuno di questi dati potranno rilasciare o negare il proprio consenso. (Per quanto riguarda la PEC non occorrerà alcun consenso essendo un dato pubblico).

Ovviamente i dati innanzi indicati (mail per fini promozionali, per l’invio di newsletter, per l’anagrafe condominiale, per soggetti terzi che si interfacciassero con il condominio)  potranno essere utilizzati dall’amministratore senza alcun consenso preventivo ove i dati fossero già presenti in elenchi pubblici.

Un modo ulteriore per dare prova di aver adempiuto agli obblighi previsti dal Regolamento UE è quello di compilare e conservare (inviando copia a se stessi per PEC o tramite raccomandata o apponendo un bollo datato) il registro delle attività del trattamento di cui all’art. 30 del Gdpr.

Il registro, firmato del Responsabile del trattamento dati, deve specificare l’organizzazione dello studio dell’Amministratore, le modalità con cui vengono trattati i dati dei condomini, le misure di sicurezza adottate dal responsabile e dai Soci eventualmente incaricati.

  • Adozione delle misure di cui all’art. 32 del Regolamento europeo
  • Eventuale nomina di un ulteriore responsabile ( p.es. un socio dello studio dell’amministratore) solo previa autorizzazione dei condomini
  • Obbligo di evadere le richieste di informazioni da parte degli interessati (condomini)
  • Alla cessazione dell’incarico restituire i dati personali (in possesso dell’amministratore) cancellando le copie in possesso del responsabile trattamento, con esclusione della documentazione necessaria per gli adempimenti fiscali
  • Assistenza al titolare del trattamento nel garantire il rispetto degli obblighi previsti dagli artt. 32 al 36 del Regolamento UE

Per tutti i dati non strettamente necessari all’amministrazione condominiale l’amministratore dovrà ottenere esplicito consenso dagli interessati come testé ricordato.

Riassumendo:

-Il registro pur non essendo obbligatorio è consigliabile redigerlo

-I registri e  i documenti condominiali devono essere protetti e chiusi a chiave in armadi e cassettiere dello Studio

– L’informativa deve essere affissa a una parete dello Studio

– Installare antivirus e password di protezione ai computer

-I dati e  i documenti non devono essere accessibili al pubblico

E’ invece del tutto facoltativo nominare il DPO (Responsabile protezione dati) e il DPIA (valutazione d’impatto sulla protezione dati) in ambito condominiale.

La presente trattazione è un primo utile orientamento, corredato a parte da un formulario, messo a disposizione degli Amministratori ALAC in materia di privacy.

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